Automatisation du processus de rédaction de contrats

Contexte :

L’une des responsabilités clés d’un éditeur dans l’industrie musicale est le dépôt régulier d'œuvres auprès de la Sacem. Ce processus crucial est souvent lourd et chronophage. Il implique la collecte des informations des ayants droit (auteurs, compositeurs, etc.) et la rédaction de contrats spécifiques.

Traditionnellement, le traitement manuel de ces tâches prenait beaucoup de temps et comportait un risque d’erreurs potentielles.

Problématique :

Le dépôt manuel à la SACEM présentait plusieurs défis :

- Temps considérable consacré à la collecte et à la saisie des données.
- Rédaction manuelle de contrats personnalisés
- Risque accru d’erreurs liées à la saisie manuelle.
- Retards potentiels dus à la complexité administrative.
- Mobilisation importante de ressources pour des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Solution : Automatisation de la rédaction des contrats

Pour optimiser ce processus, j’ai conçu une solution d’automatisation en utilisant plusieurs outils No-Code :

- Notion : Centralisation des informations des ayants droits dans une base de données.
- Make : Orchestration du flux de travail automatisé.
- Google Drive & Docs : Stockage et modification automatique des modèles de contrats.

Flux de travail automatisé :

1. Centralisation des Données : Informations stockées dans une base de données sur Notion.

2. Extraction et Traitement : Récupération et formatage des données via Make.

3. Génération de Contrats : Remplissage automatique de modèles de contrats Google Docs, prêts à être signés.

Résultats :

Cette automatisation a généré des bénéfices significatifs :

- Réduction de 80% du temps consacré à la préparation des dépôts Sacem.
- Élimination des erreurs de saisie pour des contrats précis et conformes.
- Accélération des dépôts Sacem, optimisant la gestion des droits d’auteur.
- Libération des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Scalabilité accrue pour gérer un volume croissant d'œuvres

Compétences Déployées :

• Analyse et optimisation des processus.

• Maîtrise de l'outil No-Code Make.

• Intégration de systèmes et automatisation des flux de travail.

• Gestion de projet d’amélioration continue.

Conclusion :

Cette solution No-Code illustre comment l’automatisation peut transformer des processus administratifs complexes en flux de travail efficaces et fiables. Elle démontre l’impact significatif de l’optimisation des tâches répétitives, permettant de se concentrer sur la création de valeur et le développement.